Autoflex lanceert een dienst waarmee volgens het bedrijf de digitalisering van de documentenstroom binnen het autobedrijf snel en efficiënt verloopt, en de foutgevoeligheid bovendien sterk wordt verlaagd.
Digitalisering van de documentenstroom binnen het autobedrijf kan een flinke tijdwinst opleveren. Het aantal handelingen dat gemoeid is met het digitaliseren en opbergen is echter voor velen een te hoge drempel. Autoflex ontwikkelde een oplossing om deze drempel weg te nemen.
Met de werkplaats-digitaliseringsmodule worden digitale documenten meteen op de juiste plek opgeslagen in Autoflex. Kentekenbewijzen, foto’s of e-mails worden direct opgeslagen bij de betreffende crediteur, klant of auto. Via een gekoppeld menu op de scanner/printer worden documenten in één handeling op de juiste locatie in Autoflex geplaatst. Documenten per e-mail, maar ook e-mails zelf, kunnen vanuit Outlook meteen in het systeem worden opgeslagen. De digitaliserings-app is erg handig voor wie onderweg is, of niet op de werkplek. Een foto gemaakt met telefoon of tablet wordt met de app op de juiste plek in het systeem gezet.
Meteen bij auto terugvinden
Voor de autohandel betekent dit een behoorlijke efficiëntieslag. Kentekenbewijs, vrijwaringsbewijs, inkoopfactuur, mailverkeer en foto’s zijn meteen bij de betreffende auto terug te vinden. Hetzelfde geldt voor de werkplaats. Foto’s van (nog uit te voeren) reparaties, schades en schaderapporten, mail; alle mogelijke documenten zijn te koppelen. Alle opgeslagen documenten zijn doorzoekbaar en snel terug te vinden.
Met de digitaliseringsmodules voor de administratie in Account View maakt Autoflex een vergelijkbare efficiëntieslag. De inkomende documentstroom kan volledig worden gedigitaliseerd. Facturen worden bijvoorbeeld herkend op vooraf vastgestelde kenmerken. Daardoor worden deze automatisch geboekt en gearchiveerd in Account View. Zelfs het fiatteren en vrijgeven voor betaling kan volledig digitaal gebeuren. De documenten worden bovendien op een fiscaal verantwoorde wijze opgeslagen op de server, wat een fysieke (kast)ruimtebesparing oplevert.
