In de maand volgend op onze uitverkiezing tot Bovag Onafhankelijk Autobedrijf van het Jaar 2022 ben ik overspoeld met verzoeken om presentaties te geven over ons concept, ons merk Dorpsgarage. Elke week heb ik er wel een paar gegeven, voor Bovag zelf, maar bijvoorbeeld ook bij een IT-bedrijf. Waar het eigenlijk elke keer weer op neerkomt, is efficiëntie.
Daar hebben we processen voor, geholpen door het procesmanagementsysteem Claire. Met die software nemen we ’s ochtends alle auto’s door. Door alle auto’s op dezelfde manier na te lopen vergeet je ook nooit iets te checken. We zijn daar heel rigide in. Ook de medewerker aan de balie weet dat elke auto op dezelfde manier is nagelopen, gecheckt op airco, bandenspanning, olie… We hebben onderling afgesproken wanneer we bij een bepaald gebrek besluiten of het er nog mee door kan, of dat het moet worden aangepakt.
Daarna worden alle werkorders nagebeld en digitaal geaccordeerd. Na akkoord van de klant wordt de werkorder teruggeschoten in Claire en gaan de jongens de auto’s een voor een repareren. We plannen van tevoren in wie welke klus gaat doen. We kijken daarbij ook naar de historie, zodat je op voorhand weet welke werkzaamheden je kunt verwachten. Dankzij Claire weten we ook precies wat de vorige keer niet is gerepareerd en wat dus mogelijk nu wel aan de beurt is. Doordat het systeem zo rigide is, kunnen we de werkdag heel goed inplannen.
De doorloopsnelheid ligt hoog, maar het niveau van de monteurs is ook hoog. Mede daardoor halen we een netto efficiëntie van bijna 100 procent. We weten hoeveel uren we per dag hebben en die uren willen we ook verkopen. Op sommige weken zitten we zelfs boven de 100 procent. Dan heeft een monteur een klus in minder tijd gedaan dan ervoor gefactureerd is. De monteur heeft dan sneller gewerkt dan nodig was en dat is dan in ons voordeel. Het kan zijn dat we er eens een keer langer over doen dan op de factuur staat, dan factureren we uiteraard niet meer. Uiteindelijk willen we altijd boven de 95 procent efficiëntie draaien.
We plannen op voorhand alle uren in, gemaximaliseerd tot vijf uur en dat is het dan ook. Om vijf uur is ook alles gefactureerd en betaald. We beginnen om acht uur, niet eerder, en houden op om vijf uur, niet later. Ook dat is heel rigide. Overwerken bestaat niet. Tijdens mijn presentaties heb ik gemerkt dat mensen dat heel abstract vinden, maar het werkt voor iedereen het beste: voor de klant, maar ook voor de monteurs. Ik vind het heel belangrijk dat mensen de tijd hebben om hun werk te doen én dat ze de tijd krijgen om tot rust te komen en ook een privéleven te leiden. Een klus doorschuiven naar de volgende dag is ook niet mogelijk, omdat we die dan al volgepland hebben. En natuurlijk kan iemand bij ons altijd terecht om een kapot lampje te laten wisselen. Daar houden we rekening mee, maar minimaal!
